PO(구매 주문서, Purchase Order)와 PR(구매 요청서, Purchase Requisition)

구매 절차에서 PO(구매 주문서, Purchase Order)와 PR(구매 요청서, Purchase Requisition)은 각각 다른 단계에서 사용되는 문서입니다. 이들은 구매 관리 과정에서 중요한 역할을 합니다.

PR(구매 요청서, Purchase Requisition)

목적: 내부 부서에서 자재나 서비스를 요청하기 위해 작성합니다. PR은 구매부서에 자재나 서비스의 필요성을 알리는 역할을 합니다.

PR 작성 및 절차:

1. 요청 사항 정의: 필요한 자재나 서비스의 사양, 수량, 필요 날짜 등을 명확히 기재합니다.
2. PR 작성: 요청 부서에서 PR 문서를 작성합니다. PR에는 요청자, 요청 부서, 자재/서비스 세부 사항, 필요 날짜 등이 포함됩니다.
3. 승인 요청: PR은 상위 관리자의 승인을 받아야 할 수 있습니다.
4. PR 승인: 필요한 경우 상위 관리자가 PR을 검토하고 승인합니다.
5. 구매부서 전달: 승인된 PR이 구매부서로 전달됩니다.

PO(구매 주문서, Purchase Order)

목적: 구매부서에서 공급업체에게 자재나 서비스를 공식적으로 주문하기 위해 작성합니다. PO는 공급업체와의 계약을 명확히 하고, 주문 내용을 공식적으로 문서화합니다.

PO 작성 및 절차:

1. PO 작성: 구매부서가 PR을 바탕으로 PO를 작성합니다. PO에는 자재/서비스의 사양, 수량, 가격, 납기 조건, 결제 조건 등이 포함됩니다.
2. PO 승인: PO는 구매부서의 승인을 받고, 필요한 경우 상위 관리자의 추가 승인을 받을 수 있습니다.
3. PO 발송: 승인된 PO를 공급업체에게 발송합니다.
4. 공급업체 확인: 공급업체는 PO를 수령하고 확인한 후, 주문을 처리합니다.
5. 납품 및 검수: 공급업체가 자재나 서비스를 납품하며, 구매부서는 납품된 품목을 검수합니다.
6. 인보이스 처리: 공급업체가 발행한 인보이스를 구매부서가 검토하고 결제합니다.

PR과 PO의 차이점:

• PR은 자재나 서비스의 필요성을 내부적으로 요청하는 문서이며, PO는 공급업체와의 계약을 위한 공식적인 주문 문서입니다.
• PR은 내부 부서 간의 커뮤니케이션을 위한 것이고, PO는 외부 공급업체와의 거래를 위한 문서입니다.

구매 관리 절차는 PR과 PO를 통해 자재나 서비스의 필요성을 명확히 하고, 적시에 정확한 품목을 확보할 수 있도록 합니다.