PR (Purchase Requisition)과 PO (Purchase Order)의 관계

PR과 PO는 주로 기업의 구매 및 조달 과정에서 사용되는 용어입니다. 이들은 각각 Purchase Requisition과 Purchase Order를 의미하며, 구매 및 재고 관리를 효과적으로 수행하는 데 중요한 역할을 합니다.

PR (Purchase Requisition)

Purchase Requisition은 기업 내에서 구매가 필요한 품목이나 서비스를 공식적으로 요청하는 문서입니다.

주요 개념:

1. 정의 및 의미:
   • **Purchase Requisition (PR)**는 부서나 직원이 특정 품목이나 서비스를 구매하기 위해 공식적으로 요청하는 문서입니다. PR은 내부적으로 구매 요청을 생성하고, 필요한 품목과 수량, 요청 사유 등을 명시합니다.
2. 목적:
   • 구매 필요 확인: 구매가 필요할 때, 이를 명확히 하고 승인받기 위해 사용됩니다.
   • 내부 통제: 구매 요청을 중앙에서 검토하고 승인함으로써 비용을 관리하고 예산을 통제합니다.
   • 효율적인 조달: 구매 부서가 필요한 물품을 정확하게 이해하고 적절한 공급업체를 선정할 수 있도록 지원합니다.
3. 작성 및 승인 과정:
   • 작성: 요청 부서에서 PR을 작성하며, 필요한 품목, 수량, 예상 비용, 요청 사유 등을 포함합니다.
   • 검토 및 승인: PR은 구매 부서 또는 상급자의 검토와 승인을 받아야 합니다. 승인 후, PR은 구매 부서로 전달됩니다.
4. 예시:
   • 사무용품: 직원이 새로운 컴퓨터나 프린터가 필요할 때, 사무용품 부서에 PR을 제출합니다.
   • 서비스: IT 부서가 소프트웨어 업그레이드를 요청할 때, PR을 작성하여 IT 관리부서에 제출합니다.

PO (Purchase Order)

Purchase Order는 구매 요청이 승인된 후, 실제로 공급업체에 발주를 하는 문서입니다.

주요 개념:

1. 정의 및 의미:
   • **Purchase Order (PO)**는 공급업체에게 특정 품목이나 서비스를 구매하기 위해 공식적으로 발행하는 문서입니다. PO는 품목, 수량, 가격, 납기일 등 구매 조건을 명확히 하고, 공급업체에 주문을 공식화합니다.
2. 목적:
   • 계약의 공식화: 공급업체와의 구매 계약을 공식적으로 문서화하여 법적 효력을 갖도록 합니다.
   • 구매 조건 명시: 가격, 수량, 납기일 등 구매 조건을 명확히 하여 양측의 이해를 일치시킵니다.
   • 재고 및 비용 관리: 발주된 품목과 비용을 추적하여 재고와 비용 관리를 효율적으로 수행합니다.
3. 작성 및 발송 과정:
   • 작성: 구매 부서에서 PR을 기반으로 PO를 작성하며, 필요한 품목, 수량, 가격, 납기일 등을 포함합니다.
   • 발송: 작성된 PO를 공급업체에게 발송하여 주문을 확정합니다. PO는 공급업체가 주문을 수락하고 거래를 시작하는 기준이 됩니다.
4. 예시:
   • 사무용품 구매: 사무용품 부서에서 작성한 PR을 기반으로 PO를 발송하여 새로운 컴퓨터를 구매합니다.
   • 서비스 계약: IT 부서에서 소프트웨어 서비스를 요청하기 위해 PO를 발송하여 서비스 제공자를 계약합니다.

PR과 PO의 관계:

• PR은 구매가 필요한 물품이나 서비스를 요청하는 단계이며, PO는 이 요청이 승인된 후 공급업체에게 발주를 하는 단계입니다.
• PR은 내부적인 문서로 구매 필요성을 명확히 하는 역할을 하며, PO는 실제 구매 거래를 확정짓는 문서입니다.
• PR이 승인되면, 구매 부서는 PO를 작성하여 공급업체에게 발주를 하고, PO가 공급업체에 전달되면 거래가 성립됩니다.

결론

PR과 PO는 구매 및 조달 프로세스에서 중요한 문서로, 각각의 역할과 과정을 명확히 이해하는 것이 필수적입니다. PR은 구매 요청을 공식화하고, PO는 이 요청을 기반으로 실제 거래를 성립시키며, 두 문서 모두 재고 관리와 비용 통제를 효율적으로 수행하는 데 도움을 줍니다.